10 questions à se poser avant d’organiser des ateliers créatifs

L’élaboration d’un atelier démarre toujours par une réflexion sur la création. Certaines questions sont plus importantes que d’autres mais le souci du détail permet de s’assurer que mon atelier sera vraiment adapté. C’est particulièrement important pour moi car je travaille avec des entreprises qui apprécient un service-client irréprochable.

– combien de personnes vont participer à l’atelier ?
– la durée de l’atelier est-elle limitée ?

Ces deux questions sont les plus importantes et sont souvent liées :
– on peut faire des ateliers très courts (15 min), c’est le cas pour les animations points de vente où les clients ne sont pas venus pour un atelier DIY (c’est une surprise agréable mais hors de question de les monopoliser pendant une heure)
– ou au contraire des ateliers de 2 voir 3 heures (ou plus) pour un petit groupe de personnes voulant approfondir une pratique qui les intéresse particulièrement ou s’y initier.

– quel est le type de public ?
Des femmes, des hommes, des enfants, leurs âges, …
Je me demande aussi quel est leur niveau d’expertise dans la création (par exemple, je ne proposerais pas le même atelier pour un salon dédié à une pratique créative que pour une animation dans un grand magasin où les personnes ne sont peut-être pas habituées à créer).

– à quelle occasion est-il organisé ?
Est-ce pour un enterrement de vie de jeune fille ? un mariage ? (je ne réalise pas ce type d’ateliers, mais j’ai souvent des demandes)
Pour un festival de musique ? un lancement de produit ? une fête en particulier (Noël, la Saint Valentin, …)
Cela permet d’adapter la création qui sera proposée.

– dans le cas d’un travail avec une marque, j’étudie aussi les valeurs et l’univers de l’entreprise
A-t-elle une politique environnementale ? une image de marque particulièrement forte ? à qui s’adresse-t-elle plus particulièrement ? …
Pour les marques que je ne connais pas bien, j’aime en discuter avec la personne qui me fait la demande, je regarde leurs produits, leurs sites, leurs communications sur les réseaux sociaux, leurs pubs, …

– où aura lieu l’atelier ? et dans quelles conditions ?
En extérieur ou en intérieur (et quelles sont les risques de pluie ^__^) ? On évite les créations en papier si un déluge est possible !
Au milieu d’un lieu très passager ou dans une salle dédiée ?
Comment sera la déco autour ? (pour proposer si nécessaire une scénographie adaptée)
Il est important d’imaginer les conditions de l’atelier : les participants seront-ils assis ? debout ? comment est organisée la salle (y’a t’il une grande table ou plusieurs petites tables) ? Il m’arrive d’ailleurs de demander une configuration particulière si cela me semble plus opportun.

– faut-il prendre en charge l’achat de fournitures ? la présence d’animateurs supplémentaires ? 
Selon les souhaits du clients ou les contraintes imposées : certains préfèrent une solution clé-en-main pour les fournitures, d’autres préfèrent fournir le matériel (c’est notamment le cas des entreprises spécialisées en loisirs créatifs la plupart du temps). Parfois, je propose aussi des animateurs en plus, par exemple, quand on me dit que 100 personnes doivent réaliser un bracelet pendant un évènement qui dure 2 heures !
Autre question qui a son importance : vais-je récupérer les fournitures après l’atelier ou les participants repartiront-ils avec tout le matériel pour pouvoir continuer chez eux ? Cela influe sur le prix, tout particulièrement pour des ateliers comme la punch needle où l’aiguille et le tissu peuvent être particulièrement chers.
Il convient aussi de regarder les délais de commande : si votre atelier est dans une semaine, vous n’aurez peut-être pas le temps de sourcer du matériel à prix plus avantageux et il faudra le prendre en compte.

– faut-il communiquer avant, pendant ou après l’atelier auprès de mon audience ?
On me demande souvent, en complément de l’atelier, de parler de l’évènement ou de la création sur les réseaux sociaux ou sur le blog. La création d’un DIY avec des pas à pas, d’une jolie image de la création mise en scène et encore plus la production d’une vidéo prend du temps et justifie donc un budget supplémentaire.

– dois-je prévoir des supports ?
Certains ateliers demandent la création de documents explicatifs : patrons, mémos de certaines techniques (par exemple les différents points utilisés pour un atelier broderie). Les supports doivent à mon avis refléter la qualité de l’atelier et la création d’un document bien mis en page prend aussi du temps. A ne pas négliger 🙂

– les participants repartent-ils avec quelque chose ?
En règle générale, oui, ils repartent au moins avec leur création. C’est donc souvent utile de prévoir un packaging pour les protéger et les transporter. J’aime aussi ajouter des goodies quand cela est possible. C’est un point à valider avec le client cependant. Certains préfèrent travailler en marque blanche : c’est à dire que votre nom n’apparait pas et n’est pas mis en avant pendant l’évènement et dans ce cas, un cadeau faisant apparaître votre marque serait surement mal venu …

Une fois que j’ai trouvé toutes les réponses, je prends quelques instants et je réfléchis à ce que je peux proposer qui corresponde parfaitement aux demandes de mon client. Je lui envoie quelques jours plus tard une proposition d’ateliers avec des images d’inspiration pour les créations et un devis détaillé comprenant la conception, l’animation et les autres points si besoin (communication, vidéo, mise en page, fourniture du matériel, …)

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